A importância da gestão de processos na rotina das agências

A padronização dos processos de sua agência pode torná-la mais produtiva e ajudar a remover ineficiências. Investir em uma boa gestão de processos traz o rigor estrutural necessário à sua agência, padronizando e organizando as tarefas.

Além disso, ajuda a desenvolver sistemas para reduzir ambiguidades e melhorar a eficiência. Uma agência padronizada possui amplos e transparentes processos que auxiliam na expansão da empresa. Com processos bem definidos e executados é possível, por exemplo, ampliar sua lista de clientes.

O que é tão importante quanto ter uma agência de marketing?

A gestão de processos que ocorre dentro dela.

Os processos trazem organização e produtividade. Apesar de quão criativo você seja na execução de negócios, sem gestão de processos sua empresa passará por dificuldades. Quando todos os colaboradores dos projetos estão familiarizados com as tarefas a seguir, o trabalho flui de maneira mais orgânica e harmônica.

Somente os processos da agência podem definir o fluxo de trabalho. Se a sua agência não tiver um processo definido, é algo que você deve dar prioridade. “A gestão dos processos dentro de uma agência é tão importante quanto seu produto/serviço”, destaca Aldair Fernando, CEO da Dinâmica – Agência Digital.

Confira a seguir algumas etapas que envolvem a gestão de processos.

Preparação

Este é o primeiro passo e envolve a análise das tarefas existentes. Por exemplo, se a sua empresa for uma agência de marketing, liste todas as tarefas envolvidas para concluir um projeto. Além disso, é também aqui nessa etapa que você identifica as políticas, metas e objetivos da agência.

Estabeleça metas

Definir as metas para um projeto é outro passo importante. Ter objetivos claros o ajudará a definir os caminhos necessários para alcançar os resultados esperados. Esses objetivos considerarão as expectativas do cliente, além de manter os colaboradores motivados a cumprir as metas.

Identifique os marcos dos projetos

Definir marcos ajudará você a saber se você está indo na direção esperada. Eles descrevem o início e o fim das atividades. Você pode vê-los como fases com decisões cruciais, fases do projeto e procedimentos.

Facilitar a documentação dos processos

É preciso documentar as práticas de forma acessível. Isso inclui a identificação dos principais processos e atividades da agência. É necessário que toda a empresa saiba exatamente o que cada equipe faz e que tenha acesso a essa documentação de forma simples e rápida.

Facilitar a documentação dos processos ajuda no envolvimento do grupo, o que contribui para acelerar o processo e refinar a qualidade dos resultados.

Defina a estrutura e as responsabilidades da equipe

Agora que o processo da Agência está detalhado, é hora de determinar quem faz o quê. Comece perguntando quem estará envolvido e até que ponto. Embora as funções exigidas dependam da natureza do projeto, existem algumas funções permanentes. Isso inclui o diretor do projeto, o estrategista do projeto, o gerente do projeto, o desenvolvedor e o especialista em marketing.

O modo como uma equipe de projeto é estruturada contribui significativamente para o seu funcionamento. Hoje, com a ajuda da tecnologia ficou muito mais fácil organizar as atividades dos projetos e coordená-las. Existem plataformas específicas para essa função como o Run Run It ou o Trello, fundamentais no gerenciamento de projetos e atividades de uma agência.

Por fim, não esqueça: antes de pensar em crescer e conseguir cada vez mais clientes, verifique se você já está dominando a gestão de processos da sua agência.